Entente de service

1. Parties et objet

La présente entente est conclue entre 9575-2499 Québec inc., société constituée en vertu des lois du Québec, faisant affaire sous le nom de Maxel Ledger (« Maxel Ledger », « nous »), et l'entreprise cliente (« le Client »).

Maxel Ledger est un logiciel de gestion destiné aux entreprises de livraison : dispatch, flotte, chauffeurs, factures, dépenses, contraventions, courrier et paie. Il est fourni en ligne, par abonnement. La présente entente confère au Client un droit d'usage non exclusif et non transférable du logiciel, pour ses propres activités, pendant la durée de l'abonnement. Elle ne transfère aucun droit de propriété sur le logiciel, qui demeure celui de 9575-2499 Québec inc.

La politique de confidentialité de Maxel Ledger fait partie intégrante de la présente entente et en constitue l'annexe A.

2. Palier, prix et postes

Le prix mensuel dépend du palier choisi (Base, Pro ou Premium), selon la grille en vigueur au moment de la souscription.

Le prix comprend 5 postes d'utilisateur de bureau. Chaque poste additionnel est facturé 15,00 $ CAD par mois. Les taxes applicables (TPS et TVQ) s'ajoutent à ces montants.

Le premier mois est facturé au prorata des jours d'abonnement. Une période gratuite ou d'essai peut être accordée par écrit par Maxel Ledger ; elle est alors indiquée sur la facture, qui est émise à zéro pour la période visée.

Un changement de tarif est annoncé au Client par courriel au moins trente (30) jours avant sa prise d'effet. Le Client peut alors résilier sans pénalité avant cette date.

3. Facturation et paiement

L'abonnement est mensuel, payable d'avance, en dollars canadiens. Chaque facture est payable dans les 30 jours suivant son émission.

En cas de non-paiement, Maxel Ledger transmet un avis au Client. Sans règlement dans les dix (10) jours suivant cet avis, l'accès au service peut être suspendu jusqu'au paiement. Les données du Client sont conservées intactes pendant la suspension.

4. Comptes et accès

Le Client est responsable des comptes qu'il crée, des droits qu'il attribue à ses utilisateurs et de la confidentialité de leurs mots de passe. Il avertit Maxel Ledger sans délai s'il soupçonne un accès non autorisé.

Chaque entreprise cliente dispose d'un périmètre cloisonné. Toute tentative d'accéder aux données d'une autre entreprise, de contourner les contrôles d'accès ou de sonder la sécurité du service sans autorisation écrite entraîne la suspension immédiate du compte.

5. Obligations du Client

Le Client garantit qu'il dispose du droit de téléverser les documents qu'il numérise et de traiter les renseignements personnels qu'il saisit dans le logiciel, notamment ceux de ses chauffeurs et employés. Il est responsable d'avoir obtenu les consentements requis et d'informer les personnes concernées, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec) et à la loi fédérale applicable.

Le Client n'utilise pas le service à des fins illicites ni pour transmettre des contenus malveillants.

6. Propriété des données et portabilité

Les données saisies et les documents téléversés demeurent la propriété du Client. Maxel Ledger n'y acquiert aucun droit, sinon celui de les héberger et de les traiter pour fournir le service.

À tout moment pendant l'abonnement, et pendant les trente (30) jours suivant sa fin, le Client peut exporter ses données dans un format courant et lisible.

7. Protection des renseignements personnels — mandat de sous-traitance

Pour les renseignements personnels que le Client saisit dans le logiciel, le Client agit à titre de responsable et Maxel Ledger à titre de mandataire, au sens de l'article 18.3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. En conséquence, Maxel Ledger s'engage à :

a) n'utiliser ces renseignements qu'aux seules fins de fournir le service au Client, selon ses instructions, et pour aucune finalité qui lui serait propre ;

b) prendre les mesures de sécurité raisonnables pour en assurer la confidentialité, décrites à l'annexe A : chiffrement en transit, chiffrement des secrets au repos, cloisonnement de chaque entreprise cliente sur chaque requête, journalisation des accès ;

c) aviser sans délai le Client de toute violation ou tentative de violation de la confidentialité de ces renseignements, et lui fournir l'information nécessaire pour remplir ses propres obligations ;

d) permettre au Client de vérifier le respect des présentes, sur demande écrite et à des moments raisonnables ;

e) ne recourir à un autre sous-traitant que pour l'hébergement et l'exploitation du service, en exigeant de lui une protection équivalente. Les sous-traitants et l'emplacement des données sont énumérés à l'annexe A ;

f) à la fin de l'entente, restituer ou détruire ces renseignements selon les modalités de l'article 12.

Les documents que le logiciel lit automatiquement (factures, constats, courrier) sont traités sur les serveurs de Maxel Ledger. Ils ne sont transmis à aucun service d'intelligence artificielle externe et ne servent à entraîner aucun modèle.

8. Intégration Google Drive

Le Client peut relier son compte Google pour que ses documents soient classés sur son propre Drive. Il reste seul responsable de ce compte, de son espace de stockage et des accès qu'il y accorde.

L'autorisation demandée est limitée à la portée « drive.file » : le logiciel ne voit que les fichiers qu'il crée lui-même. Le Client peut la révoquer à tout moment ; l'accès cesse immédiatement.

9. Lecture automatique des documents

Le logiciel extrait automatiquement certaines informations des documents numérisés. Cette lecture est une aide à la saisie, non une certification : le Client demeure responsable de vérifier les montants, dates et références avant de s'en servir à des fins comptables, fiscales ou légales.

10. Disponibilité et garanties

Maxel Ledger met des moyens raisonnables au service de la disponibilité et de la sécurité du logiciel, mais ne garantit pas un fonctionnement ininterrompu ni exempt d'erreur. Des interruptions peuvent survenir pour maintenance ou du fait des hébergeurs.

Sauf engagement écrit distinct, le service est fourni « tel quel », sans garantie d'adéquation à un usage particulier.

11. Responsabilité

Dans la mesure permise par la loi, la responsabilité totale de 9575-2499 Québec inc., toutes causes confondues, est limitée aux sommes versées par le Client au cours des douze (12) mois précédant l'événement. Maxel Ledger ne répond pas des pertes de profits, de clientèle ou d'occasions d'affaires.

Rien dans la présente entente n'écarte les droits que la loi québécoise reconnaît de façon impérative.

12. Durée, résiliation et sort des données

L'entente prend effet à sa signature et se renouvelle automatiquement chaque mois jusqu'à résiliation.

Le Client peut résilier à tout moment par avis écrit à maxelledger@gmail.com, avec effet à la fin de la période payée. Maxel Ledger peut résilier en cas de non-paiement persistant ou de manquement grave, après un avis resté sans suite pendant quinze (15) jours.

Après la fin de l'entente, le Client dispose de trente (30) jours pour exporter ses données. Passé ce délai, elles sont supprimées des systèmes actifs de Maxel Ledger et les copies de sauvegarde sont écrasées selon leur cycle habituel. Les documents déjà déposés sur le Drive du Client ne sont pas touchés.

13. Modifications

Toute modification substantielle de la présente entente ou de son annexe A est annoncée au Client par courriel au moins trente (30) jours avant son entrée en vigueur, et lui est soumise pour acceptation à sa connexion suivante. Le Client qui la refuse peut résilier sans pénalité avant cette date.

14. Signature électronique et preuve

Les parties conviennent que l'acceptation de la présente entente par voie électronique — saisie du nom du signataire, cases d'acceptation cochées, horodatage, adresse IP et empreinte numérique des textes acceptés — constitue une signature valide au sens de l'article 39 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (RLRQ, c. C-1.1) et de l'article 2827 du Code civil du Québec, et lie le Client au même titre qu'une signature manuscrite.

Maxel Ledger conserve le journal de cette acceptation et en transmet une copie au Client par courriel, accompagnée du présent texte et de l'annexe A en format PDF. Ces documents constituent la preuve de l'entente.

Le signataire déclare avoir l'autorité nécessaire pour lier le Client.

15. Langue, droit applicable et tribunaux

La présente entente est rédigée en français, conformément à la Charte de la langue française. Elle est régie par les lois applicables dans la province de Québec. Tout litige relève des tribunaux du district judiciaire compétent au Québec.

Si une clause est jugée invalide, les autres demeurent en vigueur.

16. Communications

Les avis prévus à la présente entente sont transmis par courriel : à maxelledger@gmail.com pour Maxel Ledger ; à l'adresse de facturation indiquée par le Client, ou à celle de son administrateur, pour le Client.